FAQ

Association VentouxcontreCancer


Lutte contre le cancer sans frontières.

Inscrivez vous avant 15 julliet ou donnez! Lutte contre cancer dans votre région pour des projets de votre choix

FAQ

Comment s’inscrire?


Vous pouvez vous inscrire sur la page s’inscrire du  site.

Le formulaire d'inscription vous aidera en quelques étapes à vous inscrire. Le coût de l'inscription est de 60€, et il doit être payé à la fin de l’inscription via carte bancaire ou par carte de crédit.

Le montant d’inscription est utilisé pour :

  • La tenue sportive spéciale pour l'évènement, sur mesure, qui comprend la partie supérieure de votre tenue, essentielle pour la sécurité. Nous vous demandons de mettre votre collant/short noir, bleu ou blanc qui est approprié pour le type d’ascension que vous avez choisi
  • Les frais de ravitaillement et de sanitaires (5 postes sur la route)
  • Le transport retour par car du sommet à Sault (coureurs et marcheurs)
  • La présence de 2 ambulances, 5 motards, médecins et infirmières
  • La gestion du site internet d'inscription, gestion des donations
  • Les assurances
  • La sécurité sur la route
  • La logistique et la communication de l'évènement

    NB: la participation à l’événement est uniquement garantie, que lorsque les frais d'inscriptions seront payés. Les donations de vos sponsors vont 100% aux bénéficiaires de l’action.


Est-ce que des équipes peuvent s’inscrire?


On peut s’inscrire individuellement ou en tant que membre d'une équipe. Pour vous inscrire en équipe et en tant que membre de cette équipe il y a une inscription légèrement différente. Pour avoir plus d’informations à ce sujet consultez la rubrique «équipes» de la FAQ.

Qui peut s’inscrire?


En principe tout le monde peut participer, à condition d’avoir au moins 14  ans. Les participants de moins de 18 ans ne peuvent participer qu’avec l’accompagnement d’un adulte.

Vous pouvez vous inscrire comme marcheur, coureur, cycliste ou bénévole.


A partir de quel âge peut-on s’inscrire?


Vous devez être âgé de 14 ans minimum. Les participants de moins de 18 ans peuvent participer, à vélo ou à pieds, à condition, qu’il y ait un adulte pour chaque mineur. Par exemple, il n’est pas autorisé qu’un enseignant accompagne sa classe au sommet avec des élèves de moins de 18 ans.


Y a-t-il une date limite d'inscription?


L'inscription se termine le deuxieme dimanche de juillet.


Quels sont les coûts pour participer?


Les coûts pour participer à l’événement sont de 60 €  par personne, qui  comprend entre autre la partie supérieure de votre tenue.


Une visite médicale est-elle obligatoire ?


Non.


Qu’attendons-nous des participants?


Nous demandons à chaque participant d’avoir des sponsors pour au moins 400 €, et qu’ils se soient préparés physiquement.


J’ai rempli des données erronées lors de l'inscription. Que faire?

 

Sur le site de HelloAsso, beaucoup d'informations ne peuvent malheureusement pas être modifiées. Ceci est possible sur le site de l'association. 

Souhaitez-vous faire un changement ou ajouter votre photo à votre page personnelle ?

Merci d'envoyer un e-mail au bureau des inscriptions.

 

Puis-je annuler mon inscription? Y a t-il des coûts impliqués?


Il est toujours possible d'annuler votre inscription et nous ne facturons pas de frais complémentaires.

Si l’annulation est faite par le participant lui-même, il sera remboursé d’une partie du montant de l’inscription. Le montant dépendra de la date à laquelle l'annulation aura lieu. Plus l’annulation se fera tôt, plus important sera le montant remboursé.

Le montant des donations récoltées par vous à ce moment sera distribué aux bénéficiaires.

Chaque annulation doit être faite par email au  trésorier : Thierry Martinet : thierryalainmartinet@free.fr


Est-on assuré pendant l’événement ?


Oui, les détails suivront.

 

Que se passe-t-il en cas d’annulation d’événement dû au mauvais temps ou intempérie ?


Dans ce cas nous essayerons d’organiser la montée un jour plus tard, si possible. Si ce n’est pas possible et pour info, cela ne s’est jamais passé pendant les douze années ,  ………..les donations seront tout de même distribuées aux bénéficiaires.


Comment descendre du sommet après l’arrivée ?


Il y a des cars qui vous rentrent à Sault.

Les cyclistes descendent avec leur propre vélo.


Faut-il emmener de la nourriture et des boissons ?


Il y a 4 postes de ravitaillement sur la route avec des petites bouteilles d’eau et des collations gratuites. Après la descente nous avons prévu un repas contre une petite contribution à Sault.

Voire aussi la section « Préparation »

 

FAQ Equipes


Comment peut-on inscrire une équipe?


Il est possible de vous inscrire en tant qu’équipe. Une équipe ne devrait pas être formée uniquement par des entreprises ou associations. Tout groupe, vos collègues, des copains, un club sportif, une classe ou un autre groupe,  d'au moins deux personnes peut s'inscrire en équipe. Après la création initiale on peut ajouter d’autres membres à l’équipe.


La feuille de route pour l'enregistrement d'une équipe est la suivante:

  1. Le capitaine de l'équipe inscrit celle-ci et lui-même, via le bouton «participer en tant qu’équipe » sur la page d’inscription .
  2. Le capitaine complète la procédure d’inscription. Après paiement pour lui, l'équipe est enregistrée.
  3. Les membres de l'équipe peuvent alors se connecter via « joindre une équipe existante » sur la page d’inscription .

Participer en tant qu’école


Si vous êtes élève de l’école primaire, vous pouvez vous investir avec toute votre classe pour notre bonne œuvre et ensemble rassembler d’argent pour le combat contre le cancer. Vous pouvez aussi faire la montée du Mont Ventoux tous ensemble que ce soit avec ta classe ou ton école. Tous les participants doivent avoir implicitement plus de 14 ans. Si vous désirez plus d’informations sur la participation en tant qu’école ou classe, envoyer un mail à l’association. 

 Peut-on s’inscrire avant que nous ayons les noms de tous les membres de notre équipe?


Oui, les participants qui s’inscrivent plus tard, peuvent sélectionner l’option «joindre une équipe existante» et choisir l’option «participant» ou «bénévole» ; ils sélectionnent leur équipe et seront avec leur inscription, automatiquement ajoutés à leur équipe.

La procédure complète pour l’inscription d’une équipe se trouve sur la page s’inscrire


Une équipe est composée de combien de personnes?


Une équipe est composée d'au moins deux participants, y compris le capitaine de l'équipe.


Peut-on avoir des randonneurs, coureurs et cyclistes dans une équipe ?


Oui, à noter que les randonneurs et coureurs montent le jeudi et les cyclistes le vendredi.


Je veux inscrire une équipe avec mon entreprise. Est-ce possible?


Une équipe d’une entreprise est la même que toute autre équipe, qui veut participer. Par conséquent, la procédure d'inscription est tout à fait similaire.

Les entreprises qui souhaitent participer avec de très grandes équipes (plus de 30 personnes) ou qui ont d'autres questions au sujet de l’inscription peuvent envoyer un e-mail à notre Coordinateur Equipes .

 

Puis-je changer la photo de profil de mon équipe?


Le capitaine de l'équipe peut gérer un certain nombre de choses dans la page de l'équipe, y compris la description et la photo ou image de profil. Les capitaines d'équipes se connectent simplement en tant que participant, puis vont sur leur page d'équipe, pour gérer les informations.


Peut-on sponsoriser une équipe entière?


Oui, il est possible de sponsoriser une équipe. Chaque page d’équipe a un bouton individuel sur lequel les personnes peuvent sponsoriser l'équipe entière.

Le montant, que l'équipe recueillera de cette manière sera réparti au bénéficiaire choisi par le capitaine d’équipe . NOTE: Ceci aide bien les randonneurs, coureurs et cyclistes dans l'équipe, d’avoir des sponsors pour un montant de 400 € dans l’équipe.. Le Capitaine sera contacté par VentouxcontreCancer afin de lui faire parvenir plusieurs propositions pour récolter des donations pour son équipe.


Peut-on sponsoriser des membres d’équipes individuellement?


Oui, il est possible de sponsoriser des membres de l'équipe individuellement. En effet, c’est la méthode principale pour une équipe afin de recueillir les fonds nécessaires. Tous les membres de l'équipe ont donc comme tous les autres participants une page de profil individuelle afin de recueillir des fonds.

Sur la page de l'équipe, tous les membres sont affichés ensemble ainsi que le montant total des fonds recueillis. Les personnes n’ayant pas de préférence pour un membre spécifique de l'équipe, peuvent, via cette page, sponsoriser l’équipe dans son ensemble. Un membre d’une équipe peut choisir un autre bénéficiaire qui sera désigné par le capitaine d’équipe.


Je ne veux pas participer dans une équipe. Est-ce possible ?


Tout le monde peut participer, y compris les personnes qui veulent recueillir des fonds individuellement. Vous pouvez trouver plus d'informations sur l’inscription individuelle sur la page s’inscrire.


FAQ Annulation


Je désire annuler. Comment m’y prendre ?


C’est tout simple d’annuler. Il suffit d’envoyer un mail au trésorier” de l’Association VentouxcontreCancer ayant comme objet de votre mail : ‘Annulation”. Coordonnées de notre trésorier : Thierry Martinet : thierryalainmartinet@free.fr

Annuler est toujours possible mais il y a des conséquences financières qui y sont rattachés. Plus vite vous annulez, plus vous aurez des chances de récupérer la plus grande partie de votre montant versé. En cas de force majeure, le Comité de VentouxcontreCancer décidera si vous pouvez être tenu en ligne de compte pour un remboursement complet. Vous trouverez ci-dessus les conditions détaillées pour les annulations :

Conditions d’annulations

Dans le cas où le participant décide lui-même d’annuler sa participation, les conditions de remboursement sont les suivantes:

  • Annulation après le 1er août : le paiement de 80 % de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant
  • Annulation avant le 1er août : le paiement de 65% de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant
  • Annulation avant le 1er juillet : le paiement de 25% de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant
  • Annulation avant le 1er juin : le paiement de 10% de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant

Dans le cas d’une annulation pour cas de force majeure, l’annulation doit être accompagnée d’une preuve manuscrite (comme par ex. une attestation d’un médecin). Dans les cas de force majeures, le Comité de VentouxcontreCancer décidera du remboursement des frais et ceci en présence du participant. Les deux parties se comporteront conformes aux valeurs fondamentales de l’association. L’on comprend avec cas de force majeure : maladie ou décès dans la famille proche.


Quel est le coût d’une annulation?


Nous ne comptons pas de frais administratifs supplémentaires pour une annulation.

Si vous désirez annuler, merci d’envoyer un mail au trésorier (Thierry Martinet : thierryalainmartinet@free.fr) de l’association VentouxcontreCancer en signalant comme objet de votre mail: ‘annulation’. Le fait d’annuler a tout de même des conséquences financières. En effet, vous ne serez remboursé par l’association VentouxcontreCancer  que dans des cas bien précis et prouvés dans les cas de force majeure, de la totalité du montant versé pour votre inscription,

Dans le cas où le participant annule lui-même, il sera remboursé d’une partie de son montant versé pour l’inscription. Le montant dépend de la période de son annulation. Plus vite l’annulation, plus le participant pourra être remboursé de la plus grande partie de son versement. Vous trouverez les conditions d’annulations ci-dessous:

  • Annulation après le 1er août : le paiement de 80 % de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant
  • Annulation avant le 1er août : le paiement de 65% de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant
  • Annulation avant le 1er juillet : le paiement de 25% de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant
  • Annulation avant le 1er juin : le paiement de 10% de la cotisation d’inscription doit être effectué par le participant


Jusqu’à quelle date pouvez-vous annuler?


Nous n’avons pas de date limite pour l’annulation. Vous pouvez même vous désinscrire à la dernière minute. Envoyez un mail au trésorier de l’association VentouxcontreCancer (Thierry Martinet thierryalainmartinet@free.fr avec comme objet de votre mail “annulation” ainsi qu’un justificatif si nécessaire.

Le montant des donations récoltées par vous au moment de l’annulation sera distribué aux bénéficiaires de votre choix lors de  l’inscription.

  

FAQ Sponsoring & donations


Je désire sponsoriser cette bonne œuvre. Comment je m’y  prends ?


Tous les dons, doivent obligatoirement “transiter” via un participant ou une équipe.

Chaque participant fait son propre choix pour ses donateurs, même s’il fait partie d’une équipe dont le “capitaine” a choisi un bénéficiaire ou un projet différent. Donc une donation attribuée à une équipe va au bénéficiaire choisi par le capitaine, les dons attribués aux participants (dans une équipe ou individuel) au bénéficiaire choisi par le participant !

Après, chacun pourra consulter le site pour savoir qui a fait une donation par quel participant ou équipe, et pour quel projet. Vous payez sur le site par CB ou carte de crédit.

Ainsi le résultat de vos efforts sera et restera transparent.

Il y a aussi d’autres manières d’appuyer l’association.  Nous apprécions votre éventuel apport financier, vous pouvez également vous engager pour l’association en tant que volontaire. Ci-dessous vous trouverez les différentes manières de vous impliquer.

En tant que sponsor société


Plusieurs possibilités de sponsoriser en tant que société. Bien sûr, nous sommes ouverts à de nouvelles idées et c’est avec plaisir que vous pourrons discuter ensemble les possibilités afin d’obtenir une bonne collaboration. Si vous êtes intéressés dans le sponsoring ou si vous avez des questions à ce propos, n’hésitez pas de prendre contact avec Paul Kluijtmans, le Vice-Président de l’association VentouxcontreCancer  paulkluijtmans@orange.fr

Il y a plusieurs possibilités et niveaux de sponsoring. Ça commence avec un support en matériel ou fournitures pour l’événement et ça finit avec une contribution financière majeure pour devenir le sponsor principal pour une ou plusieurs années.


Participer financièrement

Vous connaissez quelqu’un qui fait la montée du Mont Ventoux ? Alors, soutenez celui-ci en lui versant de l’argent pour son bénéficiaire. La page d’accueil contient une section de recherche pour participants. Sur la page participants vous trouverez un aperçu de tous ceux qui participeront à ce beau défi du “Combat contre le cancer”.

Si vous ne connaissez pas un participant ou équipe, regardez sur la page ‘Bénéficiaires’ et là vous trouvez les équipes et participants qui supportent le projet des bénéficiaires de votre choix

Vous impliquer en tant que bénévole?


Une association ne pourrait exister sans les bénévoles ! Vous vous sentez concerné par notre objectif & vous souhaitez faire partie d’un club super enthousiaste et rempli d’énergie ? Avez-vous le temps et l’enthousiasme pour vous impliquer pendant les mois précédant ce grand évènement ou êtes-vous disponible pour l’évènement même ? Inscrivez-vous en tant que bénévole, n’hésitez pas ! Prenez contact avec Béatrice (bdebeer01@gmail.com). Elle vous renseignera et vous accueillera avec grand plaisir !


Mon don ne figure pas. Pourquoi?


Si vous avez fait un don par carte, par chèque, ou par virement cela peut prendre parfois un peu de temps avant que cela n’apparaisse sur le site. 
Si vous avez transféré un don via le site web par CB ou carte de crédit, il est généralement crédité sur le compte du participant en quelques minutes. Vous recevez instantanément un email de confirmation de votre don par HelloAsso, la partie du site qui gère les paiements. Si cela n’est pas le cas, nous vous recommandons de vérifier votre compte bancaire pour voir si le paiement est débité. Si le montant est débité mais n’est toujours pas visible sur le compte du participant ou équipe après 3 jours, merci de prendre contact avec notre trésorier, Thierry Martinet de l’association VentouxcontreCancer thierryalainmartinet@free.fr


Je n'ai pas la banque en ligne ou je ne possède pas de carte de crédit. Comment puis-je payer?


Si vous ne disposez pas la banque en ligne et ne disposez pas d'une carte de crédit, vous pouvez verser le montant sur notre compte de l’association FR ………………….(bientôt disponible) au nom de VentouxcontreCancer tout en mentionnant le nom et le prénom du participant déclarant ou envoyer un chèque à Association VentouxcontreCancer et l'envoyer à notre tresorier p/a Thierry Martinet, 558 Chemin de la Dame, 84850 Cameret sur Aigue.


Je m’inscris comme participant et je ne reçois pas le montant minimum de 400€ en donations. Que se passe-t-il ?

 

Il faut savoir qu’en tant que participant, il faut rassembler un minimum de 400,-€ . Si vous faites partie d’une équipe, n’hésitez pas à prendre contact avec votre capitaine afin de prévoir ensemble des activités pour arriver au montant à assembler. En équipe, c’est la moyenne des donations qui doit arriver à 400€, donc si dans un équipe il y a un participant qui récolte 150€, ça peut être compensé par le surplus des autres participants dans l’équipe ou par les dons donné à l’équipe entière. Si vous participez comme individuel et n’arrivez pas à trouver les  donations nécessaires, allez voir nos conseils sur la section « comment récolter des dons »


A quelle bonne œuvre sera distribuée l’argent des sponsors?


Il est demandé à chaque sponsor d’attribuer sa donation à l’un des bénéficiaires proposé sur le site.


Une société désire me sponsoriser et désire une facture de ceci. Est-ce possible?


La société peut aller sur la page « profil » du participant concerné et faire la donation par l’intermédiaire du site. En faisant la donation la société peut faire la demande pour une facture. Celle-ci sera envoyée à la société, après paiement, par mail.

Dans le cas où la société préfère verser sur le compte, et avant le versement du montant, envoyez un mail à notre trésorier, Thierry Martinet thierryalainmartinet@free.fr

Si vous avez des questions quant à la facturation, n’hésitez pas à envoyer un mail à Thierry Martinet thierryalainmartinet@free.fr


Y a-t-il du matériel de sponsor qui est disponible?


Oui, nous disposons de matériel pour sponsoriser et appuyer vos activités et/ou vos actions dans le but de rassembler de l’argent. Ce matériel est à votre disposition sous « documents pour vous aider »

 

 

FAQ Supporters


Puis-je rouler derrière les participants?


Non, ceci n’est pas possible. Nous organisons le transport pour les supporters vers le départ et le châlet Reynard. Nous préférons de ne pas ‘avoir de circulation sur la route de participants par les supporters. Il y plusieurs routes alternatives pour les supporters pour arriver au Chalet Reynard et le sommet.


FAQ Bénévoles


Comment puis-je m’inscrire en tant que bénévole ?


S’inscrire en tant que bénévole peut se faire sur le site ou en prenant contact avec Béatrice DE BEER (bdebeer01@gmail.com) qui vous accueillera et vous expliquera les tâches à faire avant, pendant et après l’événement.


Si vous avez des questions spécifiques quant au travail des bénévoles, n’hésitez pas de prendre contact avec Béatrice DE BEER au 06.28.49.70.98 ou d’envoyer un mail à bdebeer01@gmail.com.

 

Peux-je récolter des donations comme bénévole ?


Oui bien sûr ! Après vous êtes inscrit sur le site comme bénévole, vous pouvez récolter des donations comme les participants le font. Il n’y a pas un minimum de récolte pour vous, mais vous devez choisir un bénéficiaire pour votre récolte. Il n’y pas des frais d’inscription pour les bénévoles. Vous pouvez également vous associer à une équipe, ainsi votre aide sera la bienvenue et aidera à arriver à la moyenne nécessaire pour les participants de cette équipe.


Que peux faire un bénévole pour l’association ?


Les travaux pour les bénévoles sont divisés en différentes commissions et groupes de travail.

Si vous êtes associé avec une équipe vous pouvez aider l’équipe dans leur récolte des donations, par des actions organisées par cette équipe, voire aussi le document, « Comment récolter des dons »


Vous trouverez ci-dessous en bref le contenu des commissions, ainsi vous pourrez juger ce qui vous arrange le mieux.


Commission “communication Cette commission est responsable pour toutes les communications internes et externes de l’association VentouxcontreCancer.. Pour cette commission nous sommes à la recherche de rédacteurs diversifiés qui peuvent être utile pour tous les médias : une annonce pour le bulletin, un communiqué de presse, une invitation, de nouveaux articles, textes pour notre site, etc ... A côté de cela, nous recherchons des professionnels de communication flexibles qui désirent s’investir au sens large pour l’association

Etes-vous intéressé(e) et/ou vous désirez en savoir plus sur les activités de cette commission, prenez contact avec Béatrice De Beer, membre du Comité de l’association VentouxcontreCancer.

Commission coordination de l’évènement Cette commission est responsable de l’organisation de l’évènement en France. Celle-ci est divisé en groupes tels que “médical”, “habillement”, “entrainement”, “postes de soins”, “motards”, “coachs publics”, “transport”, “hébergement” “restauration” & “coordination bénévoles”. Il va de soi que votre présence est souhaitée en France si vous désirez faire partie de la commission coordination.

Etes-vous intéressé(e) et/ou vous désirez plus d’information sur cette commission, prenez contact avec Frank Jans, membre du Comité de l’association VentouxcontreCancer.

Commission Sponsoring Cette commission est responsable pour la recrue des sponsors. Etes-vous intéressé(e) et/ou vous désirez en savoir plus sur cette commission, merci de prendre contact avec Thierry Martinet, membre du Comité de l’association VentouxcontreCancer..


Que puis-je faire en tant que bénévole pendant cet évènement ?


Il y a vraiment beaucoup à faire dans la semaine de l’évènement ! Vous avez ci-dessous un aperçu des tâches les plus importantes:

GENERAL

Montage

  • Le montage et l’installation des tentes pour les participants et les bénévoles
  • Déballer et trier les vêtements pour les participants et les bénévoles
  • L’installation du point d ’information

Préparatoire

  • Equiper le point d’info, répondre aux questions des participants/bénévoles
  • Installer le téléphone pour les questions des participants/supporters
  • Assister à la distribution des repas participants/bénévoles

ORGANISATION DE LA JOURNEE

Motards

  • Observer pendant tout l’itinéraire
  • Régler la circulation à des croisements importants
  • Moniteurs de l’entrainement

Régulateurs de la circulation

  • Régler la circulation pour prévoir la sécurité des participants. Ceci se fait au départ, le long du trajet et au sommet du Mont Ventoux
  • Régler la circulation vers les parkings

Coaches pour le publique

  • Bien pouvoir guider les supporteurs le long du trajet

Médical

  • S.E.H infirmières
  • Médecins

Les endroits de soins

  • Equiper les postes de soins le long de la route
  • Distribution de l’eau et de fruits
  • Donner de l’aide et des mots encourageants

Chauffeurs

  • Rouler avec les bus avec le matériel et les bénévoles
  • Rouler avec les bus avec les participants du sommet du Mont Ventoux au Chalet Reynard

Rangement

  • Ranger et démonter les tentes, le matériel, etc ..

 

FAQ Organisateurs


Qui organise cet événement ?


L’évènement est organisé à l’origine par la Fondation Mont Ventoux qui a été créé en 2007. En 2018, l’association VentouxcontreCancer a été créée pour et avec les Français.

La solidarité et le combat contre le cancer est la valeur la plus importante pour la Fondation Mont Ventoux & l’association VentouxcontreCancer. Nous sommes fiers de la prestation des bénévoles, des sponsors et des autres personnes concernées qui, comme chaque année, donnent le meilleur d’eux-mêmes. En prenant les responsabilités tous ensemble, nous pouvons, grâce à vous tous, rassembler un montant conséquent pour la lutte contre le cancer. Notre devise est « Lutte contre le cancer sans frontières »

Adresse de contact:


Sur cette page vous trouverez plus d’informations sur l’association et ses buts.


A quel endroit l’évènement aura-t-il lieu ?


Le nom de la Fondation a été inspiré grâce à la montée de la montagne Mont Ventoux. Cette montagne mythique se trouve en Provence, dans le sud de la France.

Les éditions jusqu’en 2013 ont eu lieu au départ de Bédoin vers le sommet du Mont Ventoux. Depuis 2014 la ville pour le départ est Sault aussi bien pour les promeneurs, les coureurs et les cyclistes. De là ils montent vers le Chalet Reynard et ce jusqu’au sommet du Mont Ventoux.

Qui est la responsable presse ?

Si vous avez des questions vous pouvez prendre contact avec notre responsable presse pour la France : Béatrice – bdebeer01@gmail.com.